编写有效的
业务的建议

Vent-Tech的创始人兼董事总经理Adrian Sims一直相信职业发展的价值。事实上，作为每位员工年度考核的一部分，公司制定了一份培训计划，其中包括与每个人的工作直接相关的技术课程(如空气质量监测或噪音评估)，以及更一般的业务技能。Vent-Tech的许多员工都要制作面向客户的文档，因此该公司向IMechE寻求专业写作方面的培训。manbetx体育注册

像大多数工程企业一样，Vent-Tech在竞标工作时定期向新客户和现有客户提交业务建议。vente - tech的工程师和技术经理James Gould解释说，他们将自己的方案与竞争对手的方案进行了比较，他们认为自己的方案具有良好的标准。尽管如此，“我们知道我们可以做得更好”。

Vent-Tech的设计工程师汤姆•波特(Tom Potter)补充道:“我们的想法是让所有人都在同一页上，并在撰写提案时使用最佳实践。”

Vent-Tech的员工已经用IMechE完成了另外两门他们很满意的商务写作课程。manbetx体育注册所以，当写有效的商业计划书这门课程出现时，我觉得这是下一个合乎逻辑的步骤。

IMecmanbetx体育注册hE在2022年10月为期一天的在线课程中专门为8名Vent-Tech员工提供了这种培训。这种方法允许讲师根据Vent-Tech的需求定制课程，并包括对该公司最近提出的商业提案的分析。通过在内部进行培训，它还确保了提案中包含的任何敏感信息(例如，关于定价和流程)都是保密的。

汤姆表示，“因为培训是为我们公司量身定制的”，这意味着当培训师“完成演示时，我们可以中断或暂停，然后回到我们的工作上来”。团队可以开一个简短的内部会议，“然后说，‘哦，我们可以在这个提案中这样做’。然后我们会进行头脑风暴，然后继续剩下的课程。”

詹姆斯解释说，这一天的开始是围绕“在提案中使用的语言，以及如何表明你的提案比竞争对手的更好”进行培训。这很大程度上是关于可读性和创建“在客户的适当水平上”的叙述。专家经常使用专业术语和技术术语，这可能会让没有相同技术背景的读者感到困惑。因此，学会为不同的受众调整风格和内容是一个重要的收获，James说。

他还指出，建议书的布局和设计非常重要。他说:“你不需要一段又一段的文字，因为人们会厌倦这种文字，直接跳到价格。”课程导师向Vent-Tech展示了如何使用图像和图形来说明文档，并使其更易于消费。最终，这是关于“突出什么使你的建议脱颖而出”，并有额外的好处，即允许公司在价格以外的地方区分他们的服务。

除了理论学习，课程还包括实践任务。“我们分成小组(在线)讨论如何改进提案，然后再聚在一起，作为一个小组发表我们的意见，并与导师讨论。”

课程导师还提供了一些改进提案的实用技巧。詹姆斯和汤姆都提到，微软Word中的可读性功能是该公司目前使用的一个特别有用的工具(它提供了一个文档阅读难易程度的评分，并给出了提高该评分的指针)。

詹姆斯说:“当我们现在校对彼此的提案时，你已经可以看到评论比以前少了很多。”在Vent-Tech，同事们总是互相证明对方的工作，以消除任何错误。但是，他说，自从参加了这门课程以来，初稿的质量有了显著提高。汤姆还认为，自从上了这门课以来，“我们的提案标准更高了”。

同样值得注意的是，在校对同事的作品时，“你马上就能知道”他们是否参加过IMechE的商务写作课程。manbetx体育注册詹姆斯说，对于那些没有参加的人，“他们的报告中有更多的错误。”一般来说，参加过该课程的员工对“好”的喜好有了更清晰的认识，整个团队都遵循着同样的流程。这意味着制作商业提案变得更快。

从个人角度来看，参加IMechE的商务写作课程总体上对詹姆斯的写作有所帮助。manbetx体育注册他自嘲自己的布里斯托尔式语法:“有时我会写下一些东西，然后想，‘哦，这太糟糕了!’”他觉得，参加这些课程有助于他在撰写更正式的文件时掌握语法和用词。

对于汤姆来说，这门课程也提供了一些关于写作方法的有用想法。“导师解释说，要先把所有东西都写在纸上，然后把它们扩展到纸上，然后再回来编辑。”他说，这样可以避免作者“在第一段就被某个句子卡住”，这也是他现在经常使用的方法。

该课程的另一个好处是，撰写更清晰的商业计划书可以降低日后与客户发生冲突的风险。James解释说，当阅读提案时，“客户有时可能会认为‘哦，电气包括在内’”，而实际上Vent-Tech并不提供这项服务。该课程帮助团队学习如何更清楚地强调他们提供什么和不提供什么，从而降低误解的风险。

由于Vent-Tech专注于持续培训，该公司一直在寻找可以提高员工技能的课程。正如詹姆斯所说，这是关于“找到适合公司的课程，并能在我们目前的基础上进一步改进”。这可能包括正式的培训，但也包括参加网络研讨会。詹姆斯说:“即使你拿起一些小东西并能使用，这门课程也值得一学。”